W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
- repertoria,
- wykazy,
- zbiory wokand,
- księgi pomocnicze.
W wydziale prowadzone są następujące repertoria:
- „P” dla spraw z zakresu prawa pracy lub wszczętych przed tym sądem spraw z mocy ustaw szczególnych, w których stroną pozwaną jest pracodawca, a także dla spraw o uchylenie uchwały organów spółdzielni w przypadku gdy treść uchwały dotyczy spółdzielczego stosunku pracy, dla wszczętych przed tym sądem na skutek pozwu pracodawcy spraw z zakresu prawa pracy o odszkodowanie należne od pracownika w związku ze świadczoną przez niego pracą (łącznie ze sprawami z tytułu odpowiedzialności wspólnej), a także dla odwołań od orzeczeń w sprawach dyscyplinarnych biegłych rewidentów;
- „Np” dla spraw wszczętych przed tym sądem w postępowaniu nakazowym;
- „U” dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych;
- „Ua” dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- „Uz” dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi;
- „Pa” dla spraw z zakresu prawa pracy przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- „Pz” dla spraw z zakresu prawa pracy przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi;
- „Po - Uo” dla innych spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które nie podlegają rejestracji w wymienionych repertoriach, rozpoznawanych według przepisów o procesie, a w szczególności dla spraw dotyczących pomocy sądowej, o wyznaczenie sądu, o wyłączenie sędziego oraz o odtworzenie akt.
Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach:
- „WSC” - wykaz dla rejestracji spraw, w których wniesiona została kasacja,
- „S” - dla rejestracji skarg dot. przewlekłości postępowania w sądach rejonowych.
Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.
Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego- numerowego pisma wszczynającego postępowanie.
Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są przez okres 2 lat.
Do ksiąg pomocniczych zalicza się prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:
- wysłanych akt,
- terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych; w kontrolce tej ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonania,
- wysłanych akt do biegłego - WAB,
- spraw zawieszonych,
- skarg.