Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę do oznaczania, układu i przechowywania akt. Prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
- repertoria,
- wykazy,
- kartoteki (zbiory kart),
- zbiory wokand,
- księgi pomocnicze.
Podstawowe repertoria i wykazy
- „K” - dla spraw, w których akt oskarżenia wniesiono do sądu okręgowego, spraw w przedmiocie wydania wyroku łącznego, wniosków prokuratora o umorzenie postępowania z powodu niepoczytalności sprawcy i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosków prokuratora o warunkowe umorzenie postępowania karnego, spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotu zbiorowego na podstawie ustawy z dnia 28 października 2002 roku o odpowiedzialności podmiotu zbiorowego za czyny zabronione pod groźbą kary;
- „Kp” - dla spraw z zakresu szeroko rozumianego nadzoru sprawowanego przez sąd nad postępowaniem przygotowawczym w sprawach karnych;
- „Ko” - dla pism i wniosków w sprawach karnych i o wykroczenia oraz w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe nie podlegające wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych;
- „Kop” - dla spraw z zakresu międzynarodowego postępowania karnego, a w szczególności dotyczących Europejskiego Nakazu Aresztowania, ekstradycji, przejęcia skazanego do odbycia w Polsce orzeczonej kary przez organ państwa obcego, przekazania wyroków do wykonania;
- „S” - dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym i w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki;
- „Wp” - dla spraw dotyczących wykonania prawomocnie orzeczonych kar pozbawienia wolności;
- „Ka” - dla spraw, w których wniesiono apelacje w sprawach karnych i w sprawach o wykroczenia od wyroków sądów rejonowych;
- „Kz” - dla spraw, w których wniesiono zażalenia w sprawach karnych i w sprawach o wykroczenia na postanowienia sądów rejonowych lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym;
- „WKK” – dla spraw w których została wniesiona kasacja;
- „Kzw” - do ewidencji zażaleń na orzeczenia Sądów I instancji dot. postępowania wykonawczego;
- „Kow” - do ewidencji spraw:
- o udzielenia przerwy w wykonaniu kary pozbawienia wolności (art. 153 kkw);
- odwołania przerwy w wykonywaniu kary pozbawienia wolności (art. 156 kkw);
- udzielenia warunkowego zwolnienia (art. 161 kkw);
- odwołania warunkowego zwolnienia (art. 160 kkw);
- udzielenia zezwolenia na odbycie przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego;
- uchylenia zezwolenia na odbycie przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego;
- obciążenia skazanego kosztami leczenia na podstawie art. 119 kkw;
- zmiany określonego w wyroku rodzaju i typu zakładu karnego (art. 74 kkw);
- zmiany kolejności wykonywania kar (art. 80 § 2 kkw);
- innych orzeczeń dotyczących przerwy w wykonaniu kary pozbawienia wolności lub warunkowego zwolnienia;
- „D” - do ewidencji osób wobec których orzeczono dozór;
- „Wz” - do ewidencji osób, wobec których orzeczono prawomocnie warunkowe przedterminowe zwolnienie z odbycia reszty kary pozbawienia wolności;
- „Pen”- dla spraw rozstrzyganych przez sędziego penitencjarnego w związku z wykonywaniem przez niego nadzoru nad tymczasowym aresztowaniem lub karą pozbawienia wolności.