Zasady składania pism procesowych określają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego art. 125 – art. 131. Pisma procesowe obejmują wnioski i oświadczenia stron składane poza rozprawą. Pisma procesowe wnosi się na urzędowych formularzach.
Wzory urzędowych formularzy stanowią załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2012 roku w sprawie wzorów i sposobu udostępniania stronom urzędowych formularzy pism, procesowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2015.723 j.t) i udostępnia się je nieodpłatnie w budynku Sądu.
Wzory urzędowych formularzy Ministerstwo Sprawiedliwości nieodpłatnie udostępnia za pośrednictwem internetu.
Wszelkie pisma adresowane do Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu wpływają do Biura Podawczego.
Do zakresu czynności Biura Podawczego należy:
- przyjmowanie korespondencji wpływającej do sądu i znakowanie jej pieczęcią wpływu;
- rozdzielanie przyjętej korespondencji pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, stosownie do wewnętrznych ustaleń w tym zakresie określonych przez Prezesa Sądu w instrukcji kancelaryjnej;
- przyjmowanie pism do wysłania i ich ekspedycja;
- ustalenia z pocztą w zakresie ekspedycji przesyłek.
Pismo adresowane imiennie doręcza się bez otwierania koperty.
Na żądanie osoby wnoszącej pismo do Sądu Okręgowego, Biuro Podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.
Przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału Biura Podawczego.
Obieg pism i akt zawierających informacje niejawne regulują przepisy ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 z późn. zm.).
Pracownik Biura Podawczego przekazuje poszczególne pisma kierownikowi odpowiedniego sekretariatu wydziału bądź oddziału, natomiast pisma adresowane imiennie do Prezesa Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu doręcza Prezesowi Sądu bez otwierania koperty.
Kierownik Sekretariatu przedstawia wpływające pisma Przewodniczącemu Wydziału, który wydaje zarządzenie, co do sposobu ich załatwienia. Zgodnie z zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału następuje nadanie sygnatury sprawie i założenie akt sprawy. Na sygnaturę akt składają się: wydział (liczba rzymska stanowiąca numer wydziału), rodzaj sprawy (symbol), numer kolejnej, pod którym sprawa została wpisana do repertorium oraz dwie ostatnie cyfry roku.
Przewodniczący wyznacza sędziego referenta (sprawozdawcę). W trakcie rozpoznania Sędzia wyznacza terminy rozpraw, wydaje zarządzenia, kontroluje terminowe i należyte wykonywane zarządzeń przez sekretariat i wydaje orzeczenia kończące sprawę oraz informuje uczestników postępowania o ich prawach i obowiązkach procesowych. W toku postępowania w sekretariacie wydziału przyjmowani są interesanci, sporządzane są wezwania i zawiadomienia oraz wykonywane inne czynności. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru. W pismach wysyłanych z sekretariatu oprócz nazwy sądu podaje się sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. W odpowiedzi na otrzymane pismo uczestnicy postępowania winni powoływać się w piśmie na datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy. Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje ich okres przechowywania. Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje Prezes Sądu.
Zasady składania oraz rozpatrywania skarg reguluje:
- Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz.1070 ze zm.), Rozdział 5a;
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 roku w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności sądów powszechnych (Dz. U. 2012, poz. 524);
- Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz.1071);
- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków z dnia 8 stycznia 2002 roku (Dz. U. Nr 5, poz.46);
- Organem właściwym do rozpoznania skarg i wniosków, dotyczących działalności Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu jest Prezes Sądu. Jeżeli skarga dotyczy działalności Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu i Sądów Rejonowych będących we właściwości Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu, organem właściwym do rozpoznania jest Prezes Sądu Okręgowego.
- Jeżeli skarga lub wniosek dotyczą działalności Sądu Apelacyjnego i Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu, organem właściwym do rozpatrzenia jest Prezes Sądu Apelacyjnego, a działalności Prezesa Sądu Apelacyjnego - Krajowa Rada Sądownictwa.
- Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
- na piśmie drogą pocztową lub przez złożenie w Biurze Podawczym Sądu Okręgowego;
- za pomocą komunikacji elektronicznej na adres: boi@tarnobrzeg.so.gov.pl, administracja@tarnobrzeg.so.gov.pl;
- w formie ustnej do protokołu.
- W protokole, o którym mowa w pkt. 3 c zamieszcza się datę wniesienia skargi lub wniosku, imię i nazwisko (nazwę) i adres skarżącego lub wnioskodawcy, zwięzłą treść skargi lub wniosku oraz, w razie potrzeby, sygnaturę akt sprawy, której dotyczy skarga lub wniosek.
- Skargi i wnioski do protokołu przyjmowane są w Biurze Obsługi Interesanta, a także w Sekretariacie Prezesa Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu.
- Protokół jest podpisywany przez skarżącego lub wnioskodawcę oraz pracownika przyjmującego skargę lub wniosek. Na żądanie skarżonego lub wnioskodawcy kopia protokołu pracownik przyjmujący skargę wydaje kopię protokołu.
- Na żądanie skarżącego lub wnioskodawcy pracownik przyjmujący skargę lub wniosek potwierdza ich przyjęcie.
- Skargi i wnioski rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie miesiąca od daty ich wpływu.
- Skargi, w zakresie dotyczącym działalności sądów, w dziedzinie, w której sędziowie są niezawiśli, nie podlegają rozpatrzeniu. Organ sądu, do którego taka skarga lub wniosek zostały skierowane, zawiadamia skarżącego o przyczynach odmowy rozpatrzenia skargi. Jeżeli jednak skarga dotyczy czynności sądu podlegającej zaskarżeniu w toku instancji, organ ten jest obowiązany niezwłocznie przekazać skargę do akt sprawy, której skarga dotyczy, zawiadamiając o tym skarżącego.
- Skargi lub wnioski dotyczące treści czynności sądu jeszcze niedokonanych, należących do dziedziny, o której mowa w pkt. 9, podlegają niezwłocznemu przekazaniu do akt postępowania, którego dotyczą.
- Skargi lub wnioski zawierające treści znieważające lub słowa powszechnie uznawane za obelżywe pozostawia się bez rozpatrzenia, zawiadamiając o tym skarżącego lub wnioskodawcę, z podaniem przyczyny pozostawienia skargi lub wniosku bez rozpatrzenia.
- Skargi i wnioski niezawierające danych personalnych wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania.
- Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić, czego ona dotyczy, wzywa się skarżącego do uzupełnienia braków w terminie dni 7 z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania.
- Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy działalności administracyjnej sądu, organ właściwy do ich rozpatrzenia, uznając skargę lub wniosek za uzasadniony, podejmuje lub zleca czynności z zakresu nadzoru nad działalnością administracyjną sądów.
- Skarga w zakresie, w jakim zawiera wniosek o pociągnięcie sędziów do odpowiedzialności dyscyplinarnej, podlega niezwłocznie przekazaniu właściwemu rzecznikowi dyscyplinarnemu albo zastępcy rzecznika dyscyplinarnego.
- Rzecznik, po wstępnym wyjaśnieniu okoliczności podniesionych w skardze, może podjąć czynności dyscyplinarne z własnej inicjatywy. O sposobie załatwienia skargi rzecznik dyscyplinarny zawiadamia skarżącego oraz organ, który przekazał mu skargę.
- Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie.
- Prezes Sądu Okręgowego w razie stwierdzenia uchybień może polecić osobom za nie odpowiedzialnym usunięcie uchybień oraz przyczyn ich powstawania.
- Prezes oraz Wiceprezes Sądu Okręgowego przyjmuje interesantów osobiście, po wcześniejszym telefonicznym, e-mailowym lub osobistym uzgodnieniu terminu, zwłaszcza w ważnych sprawach i wyjątkowych sytuacjach.
Wzór protokołu przyjęcia skargi / wniosku.